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Se trata de uno de los documentos de empresa más utilizados, pero no siempre se crea correctamente. En este post veremos cómo elaborar correctamente un presupuesto.

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Siempre que como particulares nos vamos a involucrar en un proyecto con un coste importante: una reforma o mudanza, la compra de un equipo informático, el cambio de la instalación eléctrica de casa, etc., sabemos que vamos a invertir un dinero extra.

El presupuesto es el medio con el que contamos para conocer el gasto que afrontaremos. Como profesionales, el presupuesto es el documento que describe nuestra capacidad para aportar todos los recursos humanos y materiales necesarios y que recoge la estimación del coste para el cliente.

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¿Qué es un presupuesto?

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Un presupuesto es, básicamente, un documento que expresa el coste anticipado por la compra de bienes y servicios.  Pero puede hablarse también del presupuesto en términos de un plan de objetivos que sirve, tanto a comprador como vendedor, para estimar el valor monetario de todo lo que en él se expresa.

Desde Fiservi consideramos que el presupuesto debe convertirse en un elemento indispensable para los negocios y en sus relaciones con clientes, pues ejerce como garantía de un correcto cumplimiento de las condiciones de trabajo.

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Se redacta prácticamente a diario pero no siempre se hace bien. ¿Sabes cómo elaborar correctamente un #presupuesto?

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Cómo elaborar correctamente un presupuesto

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Aunque dispongas de un modelo genérico que contemple condiciones inamovibles en tu modo de operar y contenga algunos apartados básicos, cada presupuesto terminará siendo distinto a cualquier otro, pues ningún trabajo suele ser igual que el resto. Cada cliente, además, marca unas determinadas pautas en el modo de proceder.

Pueden darse variables al respecto del modo de pago, del tipo de materiales que desee o del grado de participación en el proyecto.  Por eso, presentar un presupuesto individualizado significa proceder conforme las negociaciones particulares que se hayan pactado entre empresa y cliente  para que todas las condiciones se ajusten perfectamente a cada caso y no quede lugar a la duda.

Elaborar un presupuesto requerirá de ti parte de tu tiempo, pero deberás verlo como una inversión que redundará en tu grado de compromiso con tus clientes y que te hará mostrarte como un profesional consecuente con su promesa de valor.

Un presupuesto es un documento con una estructura muy parecida a una factura pero con ligeras diferencias con respecto a esta.

Entre otras, debe figurar claramente la palabra “Presupuesto” donde normalmente escribiríamos “Factura”. Por otro lado, en un presupuesto se marca una fecha de validez o de expiración, algo que no aparece en una factura. Dicho periodo contempla el plazo durante el cual se considerará válido el precio reflejado.

Fuera del plazo, la empresa podría no mantener el importe del presupuesto. Normalmente, los presupuestos suelen tener una validez que oscila entre los tres y los seis meses, pero el plazo lo marca cada empresa libremente. Al contrario de la factura (donde sí es obligatorio), en un presupuesto puede figurar desglosado el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la base imponible, o no aparecer.  Lo importante es señalar si el precio que se indica lleva o no dicho gravamen.

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Información que debe aparecer siempre en un presupuesto

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» Datos fiscales de la empresa prestadora de servicios

» Datos identificativos del cliente (aportar, mínimo, DNI y nombre completo)

» Fecha de expedición del presupuesto y fecha de validez.

» Número de presupuesto

» Descripción detallada de todos los servicios contratados, incluyendo los materiales que se emplearán.

» Detalle de los servicios de terceros que se integren en el proyecto (por ejemplo, alquiler de grúa)

» Estimación de las horas de trabajo, lo que viene siendo el coste de la mano de obra, desglosado en precio/hora.

» Indicar si algo no está incluido en el presupuesto. Es importante incluir esta línea pues nos servirá para dejar bien fijadas las limitaciones en los casos en los que un determinado servicio pueda darse como implícito dentro de otro.

Te pongo un ejemplo para que te hagas una idea:  Imaginemos una empresa de mudanzas.  Todo el mundo sabe que contratar una mudanza implica el empleo de un camión, elementos de embalaje y numerosa mano de obra.

En su caso, la empresa de mudanzas debería indicar en su presupuesto si la utilización de un elevador especial de gran altura está incluida o no en el precio.

» Base imponible, IVA y precio total. En caso de no desglosar el impuesto debe señalar que el precio no incluye el IVA

» Descuentos, si fueran aplicables.

» Cantidad líquida resultante a pagar

» Forma de pago (a la presentación de la factura, tanto por ciento inicial, etc.) y facilitar los medios para el abono del importe por parte del cliente (cuenta de PayPal, tarjeta bancaria, número de cuenta corriente,  etc.)

» Firma de la empresa, representada por el titular o la persona autorizada

» Firma y acepto del cliente.

» Frase indicativa de que el presupuesto podría sufrir modificaciones en caso de nuevas indicaciones del cliente, variaciones en los materiales o la mano de obra, imprevistos o causas de fuerza mayor, etc.

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Recomendaciones a la hora de elaborar un presupuesto

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Recuerdo no hace mucho tiempo, cuando un profesional venía a casa a encargarse de alguna reparación, que de cabeza sacaba todo el precio y lo decía de palabra, aceptándose de manera verbal. Puede que por entonces esto tuviera una utilidad, de hecho era el método que todo el mundo seguía y a todos nos servía, pero –por desgracia- hoy no nos basta con eso.

Lo positivo de aquel método era que todos confiábamos en la buena voluntad del resto, y las cosas solían resolverse dialogando.

Lo menos favorable es que las estimaciones se hacían a veces sin un cálculo preciso de los márgenes de beneficio, y podían no ser rentables para las empresas.

El sistema actual nos impone formalizar cualquier acuerdo por escrito y dirimir las diferencias en organismos mediadores o tribunales de justicia.

La ventaja es que nos permite, como profesionales, controlar mucho mejor nuestros costes y beneficios, detectar variaciones en las políticas de precios y optimizar los recursos disponibles.

Aprovechémonos, pues, de la utilidad de los presupuestos y creemos un sistema de estimación de costes que nos permita acercarnos a un óptimo crecimiento como negocio y a la excelencia con nuestros clientes, implementándolos dentro de nuestra actividad como un elemento cotidiano y necesario.

No dejes nada al azar ni des nada por hecho.  No des cabida a las ambigüedades.

El presupuesto es tu herramienta para delimitar tus funciones en el trabajo a realizar.

Integra en el presupuesto todos los supuestos que puedan darse dentro del proyecto, y cerciórate de que tus clientes entienden y consienten todas y cada una de sus condiciones.

No comiences ningún trabajo sin el «acepto» explícito de tu cliente, siempre por escrito.

Cualquier cambio en las condiciones inicialmente pactadas refléjalas en un anexo del presupuesto actual, y pide a tu cliente que lo acepte de nuevo por escrito.

Un último consejo: hazte con una plantilla de presupuesto para ir variándola en función de cada proyecto. Si puedes crearla en una hoja de cálculo mucho mejor, porque así el documento irá variando los costes en función de las cantidades que le vayas introduciendo, sin necesidad de que tengas que ir calculando continuamente. No tener que introducir los mismos datos de siempre ahorra tiempo.

Intenta darle una apariencia que guarde coherencia con tu imagen corporativa.  Podrás pedir asesoramiento a un experto para que estructure un modelo de presupuesto que te represente y que resulte profesional.

En Fiservi contamos con experimentados diseñadores gráficos que podrán ahorrarte el trabajo de crear un modelo de presupuesto elegante y funcional.

Como cliente, ¿qué seguridad te aporta el presupuesto de las empresas que contratas? Como profesional, ¿qué ha supuesto para tu negocio implementar el presupuesto en tu estrategia de posicionamiento? Y ahora, si quieres aportar algo más al post de hoy, es tu turno.

Desde ya, gracias por tus comentarios y puntos de vista.

Feliz día.

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